智能办公已经不新鲜了,但给我们行政从业者带来的焦虑感却一点都没有减少。
手握转型预算的行政在焦虑如何让这份投入更加值得,手里没钱的企业行政在焦虑会不会被智能淘汰,跟不上时代。
但时代趋势潮流是阻挡不了的。

与其盯着眼前的办公空间焦虑惆怅,不如一起看看智能化到底可以为我们的工作带来多大的便利和专业转型,为未来每个可以转型的时机做好准备。

//管控成本//

企业行政作为职能部门,大多“不会赚钱,只会花钱”,这也就导致,行政在企业内部时常不受人“待见”。

所以"管控成本”成了行政伙伴们的优良传统,而且我们发现办公空间智能化管理可以在省钱的道路上走的更聪明。

空间浪费

空间浪费在企业中普遍存在,比如空置的工位、利用率不高的健身休闲区等等区域。

智能化在解决工位利用率,合理分配空间资源上,可以通过工位预订系统、流动工位管理、办公空间管理系统等,帮助企业了解办公空间的使用情况,合理监控、规划工位,降低空间管理成本。

比如:销售导向型公司,平时业务人员都不全部在办公室,使用办公空间管理系统之后可以用500个流动工位,满足2000人的工位需求。

能源浪费

能源费用在企业行政支出中不算一笔小钱,但智能化在能源管理上却可以比人工干预做的更好。

比如最简单的开关灯以及开关空调两个动作,如果加班的同事忘记关灯关空调,那么就容易带来浪费。但这两个问题使用智能照明系统与智能温控系统,使用实时亮度与温度的调节、感应设置关闭、照明温控的节能模式等等智能化手段就可以降低能源成本。

人力滥用

行政部门的人员配置一旦失衡,往往会遭到全公司的吐槽。人数多了会被吐槽“养闲人”,人少了服务不周到又要被投诉。

比如前台、安保,随着企业办公面积的越来越大,需要的人数是不是也要越来越多呢?在智能化管理的背景下,答案当然是否定的。通过智能技术手段,如机器人前台、智能访客系统、智能门禁系统等产品,就能解决办公面积增加就必须大量加人的问题,降低人力成本。

//关注新的行政数据//

智能化对行政来说,最好的一件事就是可以减少行政人员的重复性人工采集数据及分析工作,关注新的行政数据,能有效帮助大家提高工作效率。
智能化不仅可以通过自动录入行政相关数据,记录各项行政工作范围内的数据反馈,自动生成智能图表在企业内网供大家查看,还可以发现许多不方便人工实时采集更新的“行政数据信息”

比如:

餐厅实时人流量的数据:可以准确的告诉每一位员工餐厅用餐时座位是否拥挤,合理的安排用餐时间。

实时停车场车位数据:可以告知大家企业停车场的车位使用情况。

工位使用数据:可以掌握企业工位空置率以及使用情况。

企业办公区的空气质量数据:可以告诉大家工位区空气质量指数。

……

在其他需要辅助行政收集分析处理数据的费用图表、制作员工画像、会议室管理、员工食堂管理、内部智能查询客服等方面,智能化也提高了搜集、整理、分析行政数据的效率。

提升员工个性化体验

企业行政归根结底还是以提高空间资源的有效配置、减少员工重复且繁琐的工作以及增加办公环境舒适度为重心。

员工在办公空间内的体验,在纯人工干预服务的情况下,很难做到面面俱到。
所以在智能系统的帮助下,跟随每名员工的需求提供个性化供暖、照明和制冷,可以有效的跟进员工个性化体验。

比如:楼宇管理系统的传感器能够追踪每位员工的移动范围,并追踪收集包括偏好温度、二氧化碳浓度、办公人员密度等级和会议室状态等不同数据,系统在对这些信息进行智能分析之后,能够根据每个办公人员的行为习惯和偏好自动对员工所在区域提供相应的办公服务。

关注办公硬件智能化对个性化员工体验的改善,能有效提升员工满意度。
       最后

智能办公作为每一位企业行政都将参与的时代趋势,我们深入接触的机会只是时间早晚的问题。

面对每一个新生的事物,焦虑作为停滞的状态,显然不能解决问题,不如把它当做一次专业转型的机会好好把握。

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